Основные критерии выбора оптимальной системы автоматизации для отеля
Опубликовано: 19.10.2018
Название журнала : Современный отель
Дата выхода : 06.11.2014
Какие критерии выбора поставщика у розничного магазина?
Сегодня выбор системы автоматизации отеля намного сложнее, чем 10 - 15 лет назад, и это обусловлено тем, что увеличилось количество компаний-производителей софта для отелей и соответственно, количество предложений услуг по автоматизации бизнес-процессов отеля, повысились требования гостиниц к разнообразию функционала и к качеству обслуживания таких систем. Выбор и требования к системе автоматизации могут сильно отличаться, и зависит это от сегмента рынка, от размера отеля, звездности, количества предоставляемых дополнительных услуг, стоимости самой системы. В современных условиях к системе автоматизации предъявляются уже не только стандартные требования, позволяющие упростить сам процесс каждодневной работы линейного персонала гостиницы: бронирование, поселение, выселение, расчет, — но и требования как к инструменту, который позволит контролировать все бизнес-процессы отеля, выявлять узкие места, получать исчерпывающую онлайн-информацию о состоянии дел на любых точках предоставления услуг, на основании которой принимать в дальнейшем правильные управленческие решения. Развиваются и успешно ведут свой бизнес те, кто сумел оптимизировать работу всех процессов, связанных с работой гостиничного комплекса. Выбор программного обеспечения ддя гостиничного комплекса основывается, прежде всего, на функциональных возможностях системы, простоте использования и легкости настроек, высоком уровне и качестве технической поддержки от разработчика и, конечно, широких возможностях для модернизации при развитии бизнеса.
Примером такого успешного решения как для мини отелей, так и для крупных гостиничных комплексов может послужить PMS Intellect Style от группы компаний «Компьютерно-кассовые Системы».
Рассмотрим некоторые функциональные возможности системы, без которых не может сегодня существовать и развиваться ни один отель, независимо от его размеров и целевого назначения.
Для увеличения загрузки гостиницы и получения гарантированной оплаты PMS отеля должна быть интегрирована с собственным сайтом гостиницы, с альтернативными и глобальными системами бронирования для возможности онлайн-бронирования, с платежными системами Интернет и с платежными терминалами.
Возможность быстрой и оперативной работы с номерным фондом в «шахматке».
Учет всех возможных состояний номера: зарезервирован, забронирован, свободен, занят, чистый, грязный, уборка, ремонт, освобождение, оплачен, частично оплачен, не оплачен с привязкой к конкретному клиенту и т. п.
Персонифицированный подход к клиенту: история проживания, преференции и контакты (для рассылки), сведения о количестве посещений, потраченных суммах для возможности предоставлять скидки, объявлять акции, проводить маркетинговые мероприятия и т. п.
Для гостиниц с развитой инфраструктурой, где кроме Bed and Breakfast предоставляется широкий спектр дополнительных услуг, жизненно важным становится построение удобной системы оплаты, которая позволяет значительно увеличить прибыль отеля, в частности, поддержка технологии безналичных расчетов на территории гостиничного комплекса. В качестве инструмента оплаты может служить карточка электронного замка или внутренняя карточка: с ее помощью стоимость услуг, которыми воспользовался гость, зачисляется на его персональный счет. Гостю в данном случае не надо постоянно носить с собой деньги, и персонал не будет иметь контакта с наличностью клиента, что исключит случаи воровства и различных недоразумений при оплате. Кроме того, для больших гостиниц становится актуальным такой функционал PMS, как возможность пополнения персонального счета гостя с помощью платежных терминалов без обращения к администратору службы портье.
Возможность автоматизации записи на дополнительные услуги отеля и контроля за исполнением данных назначений - система учета и распределения ресурсов отеля позволит не только избежать очередей и накладок при назначении процедур, но и выявить правонарушения и злоупотребления при нецелевом использовании данных ресурсов.
В следующем номере мы рассмотрим, какими аналитическими возможностями должна обладать выбираемая PMS, а также критерии выбора системы при наличии ресторана в гостинице.
